Welche Rolle spielt die Instandhaltungs­rücklage bei Wohnungsverkauf?

Was versteht man unter dem Begriff Instandhaltungsrücklage?

Jedes Gebäude unterliegt einem Alterungsprozess. Daher ist es notwendig, den Verfall zu verhindern und die langfristige wirtschaftliche Nutzung zu gewährleisten. Dies geschieht durch Schönheitsreparaturen, Instandhaltung, Instandsetzung, Modernisierung, Energieeinsparung und Sanierung. Hier kommt die Rücklage zum Einsatz.

Bei der Instandhaltungsrücklage handelt es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Rückstellung eines angemessenen Geldbetrags. Die Geldsumme wird durch jeden einzelnen Wohnungseigentümer monatlich eingespart, damit künftige Instandsetzung, Instandhaltung und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum durchgeführt werden können. Die Instandhaltungsrückstellung ist also nicht für Reparaturen oder Instandhaltungen am Sondereigentum oder Teileigentum vorgesehen. Dafür muss jeder Eigentümer selbst sorgen und aufkommen. Somit ist die Instandhaltungsrücklage der Gemeinschaft ein finanzieller Puffer. Im Rahmen der Eigentümerversammlung entscheiden die Eigentümer gemeinsam, wie die Erhaltungsrücklage verwendet wird.

In dem aktualisierten Wohnungseigentumsgesetz vom 01. Dezember 2020 ist von Erhaltungsrücklage die Rede (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) anstatt von Instandhaltungsrückstellung, wie es in den früheren Fassungen des Gesetzes der Fall war.

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage sollte angemessen sein

Der Gesetzgeber verpflichtet die Eigentümergemeinschaft eine angemessene Instandhaltungsrücklage, genannt auch Instandhaltungsrückstellung zu bilden (WEG § 21 Abs. 5 Nr. 4). Die Höhe der eingesparten Instandhaltungskosten hat Einfluss auf den Wert der Eigentumswohnung. Dabei sollte der Zustand des Gemeinschaftseigentums sowie die anstehenden Renovierungen in Betracht gezogen werden.

Vorgaben für die Höhe der Instandhaltungskosten gibt der Gesetzgeber nur für den sozialen Wohnungsbau. Bei der Berechnung ist das Alter der Immobilie ausschlaggebend, denn je älter die Immobilie, desto höher der Erhaltungsaufwand.

Bei Immobilien, die max. 21 Jahre alt sind, werden 7,10 EUR pro Quadratmeter (ohne Aufzug) und 8,10 EUR pro Quadratmeter (mit Aufzug) angesetzt. Wenn das Mehrfamilienhaus zwischen 22 und 31 Jahre alt ist, dann werden 9 EUR pro Quadratmeter (ohne Aufzug) und 10 EUR pro Quadratmeter (mit Aufzug) gerechnet. Bei Häusern, die älter als 32 Jahre sind, wird eine Instandhaltungsrücklage in Höhe von 11,50 EUR pro Quadratmeter (ohne Aufzug) und 12,50 EUR pro Quadratmeter (mit Aufzug) erhoben.

Bei Eigentumswohnungen, die nicht zum sozialen Wohnungsbau gehören, entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft mehrheitlich, über die Höhe der Rücklage. Es ist vorteilhaft, eine ausreichende Instandhaltungsrücklage zu bilden. Als Maß für die Mindesthöhe der Rückstellung werden die in § 28 Abs. 2II Berechnungsverordnung festgelegten Instandhaltungspauschalen (jetzt indexiert) angesehen.

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage kann zum Beispiel durch die sogenannte peterssche Formel festgelegt werden. Diese lautet:
(Herstellungskosten / reine Baukosten je Quadratmeter Wohnfläche x 1,5) : 80 Jahre

Beispiel:
Bei Herstellungskosten/m² von 1.000 EUR ergibt sich eine jährliche Rückstellung von 18,75 EUR/m² Wohnfläche und Jahr.

Die Formel eignet sich sehr gut zu einer Orientierung, denn meistens fallen die Beträge zu hoch aus und die monatlichen Hausgeldzahlungen würden zu einer zu großen Belastung für die Eigentümer werden. Die Bildung einer Instandhaltungsrücklage in angemessener Höhe wird als Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung von den Eigentümern mehrheitlich beschlossen.

Der Verwalter sollte in der Lage sein, den Erhaltungsaufwand vorausschauend abzuschätzen und den Eigentümern angemessene Vorschläge zur Ansparung unterbreiten, um eventuelle Sonderumlagen später zu vermeiden. Mithilfe eines Jahreswirtschaftsplans lassen sich die anstehenden Maßnahmen erfassen, denn im Jahreswirtschaftsplan werden alle Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft aufgelistet.

Wenn die Wohnungseigentümer die Vorschläge der Hausverwaltung ablehnen, kann der Verwalter verlangen, einen entsprechenden Hinweis in das Versammlungsprotokoll aufzunehmen. Dieser kann zum Beispiel wie folgt lauten: „Der Verwalter wies darauf hin, dass die Instandhaltungsrücklage unangemessen niedrig ist und nach seiner Meinung für eine ordnungsmäßige Verwaltung … Euro betragen sollte.“

In der Regel beeinflusst der Miteigentumsanteil die Höhe der Instandhaltungsrücklage und der übrigen Hausgeldzahlungen.

Für welche Maßnahmen darf die Instandhaltungsrücklage verwendet werden?

Die Instandhaltungsrücklage muss immer zweckgebunden verwendet werden. Sie ist für die Erhaltung und Modernisierung von Gemeinschaftseigentum vorgesehen. Dazu gehören unter anderem Dachreparaturen, Malerarbeiten im Treppenhaus, Beseitigung von Schäden an der Fassade, Erneuerung der Fenster, Modernisierung des Aufzugs oder Erneuerung der Heizungsanlage. Bei Unsicherheiten kann die Teilungserklärung zur Rate gezogen werden. Darin wird definiert, was zum Sondereigentum und was zum Gemeinschaftseigentum gehört. Eine Zweckentfremdung der Rücklage für Zahlung der Gebäudeversicherung oder sonstigen Ausgaben ist nicht möglich.

Bei der Eigentümerversammlung wird gemeinsam über die genaue Verwendung der Instandhaltungsrücklage entschieden.

Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

Die Instandhaltungsrücklage wird von Eigentümern zusammen mit dem restlichen Hausgeld monatlich überwiesen. Über die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage gibt die Hausverwaltung in der Jahresabrechnung Auskunft. Beim Verkauf einer Eigentumswohnung wird die Instandhaltungsrücklage an den Verkäufer nicht ausgezahlt, denn es handelt sich um das Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft als Verband. Sie geht an den Käufer über, solange er die erworbene Wohnung im Eigentum behält.

Instandhaltungsrücklage im Kaufvertrag beziffern

Es ist empfehlenswert, die Höhe der Instandhaltungsrücklage in dem Kaufvertrag zu beziffern und so den Anteil am Verwaltungsvermögen steuerlich relevant zu machen. Dies ist von Vorteil für den Käufer, bei der Zahlung der Grunderwerbsteuer. Denn die Grunderwerbsteuer bezieht sich auf den erworbenen Grundbesitz und die Bezifferung der Instandhaltungsrücklage im Kaufvertrag führt zur Minderung der Grunderwerbsteuer. Denn bei der Berechnung der Grunderwerbsteuer wird die Instandhaltungsrücklage vom Kaufpreis abgezogen. Diesen Vorteil sollte sich kein Käufer entgehen lassen.

Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten absetzen

Vermieter können die Beiträge in den Erneuerungsfonds von der Steuer absetzen. Allerdings hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Berücksichtigung an folgende Voraussetzung geknüpft: Zuerst muss das Geld für eine Instandhaltungsmaßnahme ausgegeben werden, damit der Betrag zu den Werbungskosten zählt.